Corona virus or other temporary event interruptions - What to do and best practices
As many businesses are getting affected by this virus, event organizers are among the ones who are hit the hardest, with many events postpones or cancelled.
On the other side, are millions of ticket buyers who are isolated at home and are craving some sort of entertainment and activity.
What can you do to minimize the damage?
1- Move your event online:
Thanks to the technology, a lot of events can be performed online. Events such as conferences, speeches, most classes, stand-up comedies or even music, concerts, shows and performing events.
Events can be streamed through social media or YouTube or in video conferencing services such as Zoom or Webex.
Can your event be performed online? Be creative and find solutions to keep your business going.
You can keep selling tickets through your Ticketor website. Create a venue and call it "Online".
You can communicate the link to attend the event in different ways:
1- Edit the event and put the instruction and link in "After Purchase Notes" so the buyer will receive the information on their confirmation page.
2- Or keep the information confidential and send an email to them a few hours before the event using the Newsletter feature with the link and instruction to attend.
Some of the streaming services, allow you to limit the attendance to certain people. In that case you can download the Admission List and upload it to the streaming service so only people who purchased the tickets can attend.
2- Postpone the event instead of cancelling
Cancelling the event will cost you the payment processor fees as well as loss of current sold tickets as most payment processors do not refund the collected fees.
Moreover, you have to have enough cash available in your account to refund the tickets.
If postponing the event is an option for you, the buyers can keep their tickets and seats until new date is announced.
Most organizers are trying this approach and most buyers are understanding and cooperative.
Some suggestions if you need to postpone the event:
- Edit the event and from the details tab, add a red ribbon with the word "Postponed". Potentially add "Postponed" to the event title as well.
- In the event description, explain that the event is postponed and why and that the new date will be announced later and that the tickets will be valid for the new date and the buyers will keep their seats.
- If you want to stop the sales, set the "Sales end date" for the event to the past.
- If you have a new date change the event date, otherwise potentially change the date to an approximate date or keep the current date.
- Use the newsletter to send emails to people who purchased tickets to the postponed events and let them know about the date change.
- If necessary, you can process refunds or exchanges on a case by case basis. Optionally you can send out an email and asking anybody who needs a refund to respond to that email.
- Potentially you can edit the events Return Policy or Exchange Policy and allow the buyers to return or exchange their tickets in a self-service manner.
When the new date is confirmed, edit the event, change the date, change the sales end date, update the event description, remove the red ribbon or update it to "New date".
All tickets will remain valid for the new date. The buyers do not have to re-print their tickets, however, if they do, they will get the tickets with the new date on them.
Note that:
1- You can adjust the refund amount to any amount that you want to refund. The refund amount can be any amount between zero and the invoice amount. So you have full control on how much you want to refund.
Some common options are refunding full amount, refunding full amount minus the service charge.
2- Refunds can be made toward Store Credit or Refund to buyers credit card.
The buyer can use the store credit to purchase tickets later on your site.
If a purchase is made using the store credit, no payment processing fee and no Ticketor fee applies to the amount paid by the store credit. So if returning for Store Credit is an option, you can save some fees by doing so.
Que dois-je faire si mon événement est annulé ?
Les événements peuvent être annulés ou reportés pour différentes raisons. Ce que vous faites en cas de report ou d'annulation de l'événement dépend de vous et de vos stratégies commerciales. Ticketor ne vous oblige pas à prendre des mesures, mais nous vous fournissons les outils nécessaires pour informer correctement les acheteurs de l'annulation et pour rembourser les billets.
Report d'un événement :
Si vous envisagez de reporter un événement à une autre date, vous pouvez simplement modifier l'événement et changer la date. Tous les billets vendus resteront valables et scannables. Si l'acheteur accède au billet après que vous avez changé la date ou réimprimé son billet, les billets auront la nouvelle date.
Vous pouvez informer les acheteurs de la nouvelle date ou suivre les instructions de remboursement pour rembourser ceux qui pourraient ne pas être satisfaits du changement de date.
Pour envoyer un e-mail, utilisez simplement le Panneau de configuration -> Événements & Salles -> Liste de diffusion et envoyez un e-mail à toutes les personnes qui achètent des billets pour cet événement spécifique, expliquez l'annulation et quand et comment elles vont obtenir des remboursements.
Annulation d'un événement :
La plupart des organisateurs informent les acheteurs de l'annulation de l'événement dès qu'elle se produit et leur font savoir qu'ils seront remboursés dans quelques jours. Cela réduira les risques de litige ou de remboursement de carte de crédit.
- Modifiez l'événement et définissez la "date de fin des ventes" dans le passé pour que les ventes s'arrêtent. Vous pouvez également mettre à jour le titre et ajouter "Annulé" au titre. En outre, vous pouvez expliquer la raison de l'annulation et le moment où les acheteurs peuvent s'attendre à un remboursement dans la description ou le titre de l'événement.
- Pour annuler ou rembourser les factures, suivez les instructions dans Panneau de configuration > Aide & Assistance > Aide & Instructions > Retourner ou échanger des billets / Annuler des factures. Les remboursements par carte de crédit apparaîtront sur le relevé de l'acheteur dans quelques jours. Ainsi, vous voudrez peut-être demander aux acheteurs d'être patients et d'attendre quelques jours pour voir le remboursement.
Ticketor rembourse vos frais lorsque vous remboursez les billets sur la carte de crédit de l'acheteur, mais la plupart des processeurs de paiement ne remboursent pas vos frais. Certains peuvent même facturer les transactions de remboursement.
Pour éviter ces frais, vous devez faire de votre mieux pour éviter l'annulation et, si possible, reporter l'événement au lieu d'annuler.
Vous pouvez également envisager de rembourser les billets pour le crédit en magasin afin que l'acheteur puisse utiliser le crédit pour acheter des billets pour vos autres événements afin d'éviter tous les frais de traitement des paiements.
Si vous remboursez un billet, les frais de Ticketor ne seront remboursés que sous forme de crédit sur votre compte qui pourra être utilisé pour vos autres factures. Ticketor ne rembourse pas les frais sur votre carte de crédit ou PayPal et n'émet pas de chèques de remboursement.
