Ticketor - Contrôle de la porte et validation des billets électroniques

Contrôle de porte & Validation des billets électroniques

Dans cette section, vous découvrirez les différentes méthodes de contrôle des portes et de validation des billets.

Pour en savoir plus sur les équipements compatibles et en acheter un, consultez Rechercher/Acheter des équipements de billetterie et de numérisation

Pour en savoir plus sur l'exécution de l'application en mode kiosque, également connu sous le nom d'application unique ou en mode épinglé, consultez Exécuter l'application Contrôel des Portes et PDV en mode kiosque

Le concept :

Le but du contrôle des portes est de valider les billets à la porte et d'admettre des billets valides pour votre événement tout en distinguant et en rejetant tous les billets invalides et en double.

  • Billets invalides : Les billets générés frauduleusement ou appartenant à un autre événement ou à une autre représentation de cet événement ou achetés mais remboursés ultérieurement.
  • Billets en double : Billets imprimés ou copiés plus d'une fois et utilisés pour admettre plus d'une personne à l'événement.

Pour atteindre cet objectif, chaque ticket possède un code numérique unique, difficile à générer. Le code est imprimé sur chaque billet sous forme de valeur numérique lisible par l'homme, juste en dessous du code-barres. Le même code est également imprimé sur les billets, dans un format lisible par machine, à la fois sous forme de code-barres et de QR code. En d'autres termes, le code-barres, le QR code et le numéro imprimé sous le code-barres représentent tous le même code.

À la porte, le code doit être lu sur le billet et validé par rapport à une liste de tous les codes valides pour l'événement. Si le code existe dans la liste, le ticket est valide.

Ensuite, le code doit être coché dans la liste pour indiquer que ce ticket est déjà utilisé et qu'il ne peut donc pas être utilisé par d'éventuels doublons du même ticket.

Outre la précision, l'un des facteurs importants dans le contrôle des portes est la vitesse. Une bonne solution de contrôle des portes doit être capable de lire le code et de le valider le plus rapidement possible pour éviter tout retard d'admission.

Un autre souci, si vous avez plus d'1 porte, c'est la synchronisation. Il est important que les listes de contrôle d'admission de toutes les portes soient synchronisées et lorsque vous cochez un billet d'une liste, cela se reflète dans toutes les autres listes en même temps.

Ticketor propose différentes méthodes de contrôle de porte pour prendre en charge des événements aussi petits qu'une fête avec une douzaine d'invités jusqu'à des concerts ou des festivals avec des dizaines de milliers de participants et vous pouvez choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Pour obtenir plus d'informations et vous familiariser avec le concept, veuillez consulter ce article

Méthode 1 : liste d'admission

Dans la méthode la plus basique de contrôle de porte, adaptée aux petits événements avec une seule porte, vous pouvez imprimer une liste d'admission à partir du Panneau de configuration > Événements et lieux > Liste d'admission, qui est une liste de contrôle de tous codes valides pour l'événement avec le nom et les informations de l'acheteur. Ensuite, lisez le code numérique sur chaque billet et trouvez-le dans la liste de contrôle et cochez le code de la liste.

Méthode 2 : Utiliser un smartphone/tablette/ordinateur portable avec un lecteur de code-barres externe en option

Dans cette méthode, vous pouvez utiliser un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable (à l'avenir, nous l'appellerons "l'appareil") et un lecteur de codes-barres Bluetooth ou USB en option

Vous utiliserez soit l'appareil photo de l'appareil, soit un lecteur de code-barres externe pour lire le code-barres ou le QR code. Si vous utilisez un lecteur de code-barres externe, le lecteur de code-barres lira le code-barres et transmettra le code numérique à l'appareil pour validation.

L'appareil communique avec le serveur de Ticketor via Internet pour valider le ticket par rapport à une liste centrale et affiche le résultat de la validation à l'écran. Cette méthode garantit que tous les dispositifs de contrôle de porte valident par rapport à une seule liste centrale et qu'ils sont toujours synchronisés. De plus, ils ont accès aux informations les plus récentes, ce qui signifie que vous pouvez continuer à vendre des billets, à ajouter de nouveaux billets ou à effectuer des retours, même après avoir ouvert les portes et les appareils s'adaptent à toutes les mises à jour. (pour les options de validation hors ligne, s'il n'y a pas d'accès Internet à la porte, continuez à lire)

 

Lire le code

  1. Vous pouvez utiliser un appareil Android ou IOS en conjonction avec notre application "Ticketor Gate" de Google Play ou App Store pour lire les codes-barres ou les QR codes.
  2. Vous pouvez utiliser n'importe quel appareil avec un navigateur moderne (Chrome pour Android et Windows ou Safari pour IOS) en conjonction avec notre application de contrôle des portes en marque blanche dans le navigateur, située dans "Panneau de configuration> Événements et lieux> Contrôle de portail" ou directement de : https://fr.Ticketor.com/gate
  3. Dans les deux cas, vous pouvez utiliser l'appareil photo de l'appareil ou un lecteur de code-barres externe. Pour utiliser la caméra, l'appareil doit être équipé d'une caméra de haute qualité.
  4. L'utilisation d'une caméra de téléphone comme seule méthode de numérisation n'est pas recommandée pour les grands événements, car la caméra peut être lente à faire la mise au point et à numériser les tickets. La qualité et la vitesse varient en fonction de votre appareil photo et si l'appareil photo prend en charge la mise au point automatique. En utilisant l'appareil photo, vous obtiendrez des résultats beaucoup plus rapides et plus précis en scannant les QR codes plutôt que les codes-barres. Scannez quelques billets avant l'événement pour vous assurer que votre téléphone et votre appareil photo vous offrent la vitesse dont vous avez besoin. Pour numériser les billets plus rapidement et de manière plus professionnelle, vous pouvez utiliser un lecteur de codes-barres externe. Le lecteur de code-barres lira le code-barres ou le QR code plus rapidement et à plus longue distance, puis transmettra le code numérique à votre appareil via Bluetooth ou USB. Si vous utilisez un scanner de codes-barres externe, vous n'avez vraiment pas besoin d'appareils haut de gamme et pouvez effectuer la validation à l'aide de téléphones ou de tablettes Android bas de gamme très abordables.
  5. Vous pouvez acheter un lecteur de code-barres auprès de Billetterie.

Quelques remarques :

  • Les caméras peuvent numériser à la fois les billets papier et l'écran du téléphone de l'acheteur.

  • Les caméras ont de bien meilleures performances en scannant les QR codes que les codes-barres. Essayez donc toujours avec un QR code si possible.

  • La plupart des lecteurs de codes-barres peuvent numériser à la fois à partir des billets papier et de l'écran du téléphone de l'acheteur. Vérifiez auprès de la spécification si le vôtre peut lire à partir de l'écran.

  • Les lecteurs de codes-barres sont disponibles en variantes 1D (1 dimension) ou 2D (2 dimensions). Les scanners 2D peuvent scanner à la fois les codes-barres et les QR codes tandis que les scanners 1D ne peuvent lire que les codes-barres. Vous pouvez obtenir des résultats plus rapides avec les scanners 2D.

Instruction :

  1. Utilisez l'application :

    Utilisez l'application Web : téléchargez et installez la dernière version de Google Chrome ou Safari (pour IOS). Allez ensuite dans "Panneau de configuration > Événements et lieux > Gate Control" ou le lien direct sur : https://fr.Ticketor.com/gate. Dans la plupart des navigateurs, le navigateur vous demandera d'installer l'outil en tant qu'application sur votre appareil ou vous pouvez accéder au menu du navigateur et sélectionner l'option d'ajout à l'écran d'accueil. L'outil sera installé en tant qu'application sur votre appareil.

    Alternativement, si vous utilisez un appareil Android ou IOS, vous pouvez installer l'application "Ticketor Gate" depuis Google Play ou App Store.

  2. Connecter le lecteur de code-barres (ignorez cette étape si vous prévoyez d'utiliser l'appareil photo)

    Lorsque vous connectez un lecteur de codes-barres à votre appareil, il fonctionne comme un clavier. Il lit le code-barres et envoie le code à votre appareil comme s'il était tapé sur un clavier. Alors qu'un lecteur de codes-barres USB envoie les données via le câble USB, un lecteur Bluetooth envoie la valeur sans fil via les signaux Bluetooth.

    Presque tous les smartphones et tablettes prennent en charge le Bluetooth et peuvent être utilisés avec un scanner Bluetooth sans fil. Certains ordinateurs portables et la plupart des ordinateurs de bureau peuvent ne pas disposer de la fonctionnalité Bluetooth et peuvent nécessiter un adaptateur Bluetooth ou utiliser des scanners USB. En revanche, la plupart des smartphones et tablettes (même s'ils disposent d'un port USB ou micro-USB) ne peuvent pas utiliser de lecteur de codes-barres USB.


    Pour les scanners USB, il vous suffit de brancher le câble sur un port USB de votre appareil et il devrait fonctionner automatiquement. Les lecteurs de codes-barres Bluetooth doivent être couplés avec l'appareil. Le processus d'appairage est similaire à l'appairage d'un mains libres Bluetooth. Le processus consiste généralement à mettre le lecteur de codes-barres en mode d'appariement, puis à l'aide de votre appareil, recherchez des appareils Bluetooth, sélectionnez le lecteur de codes-barres parmi l'ensemble de résultats et cliquez sur le bouton d'appariement. L'appareil peut vous demander un code PIN qui doit être saisi sur l'appareil et le lecteur de code-barres avant la fin de l'appairage. Vous n'avez besoin de coupler qu'une seule fois et dès que l'appareil est couplé avec le scanner, ils peuvent fonctionner ensemble. Si vous utilisez plusieurs appareils et scanners pour plusieurs portails, assurez-vous de marquer vos appareils afin de savoir quel scanner est associé à quel appareil.

    Pour plus d'informations sur l'appairage du scanner Bluetooth, reportez-vous au manuel d'utilisation de votre scanner et de votre appareil.

    Afin de tester si le scanner est connecté à votre appareil, ouvrez simplement un éditeur de texte ou toute application avec un champ de texte, cliquez sur le champ de texte pour l'activer, puis scannez n'importe quel code-barres. La valeur du code-barres doit apparaître dans le champ de texte.

  3. Utiliser l'application de numérisation ou l'application Web

    1. Lancez l'application de numérisation ou lancez le navigateur, et rendez-vous sur votre site puis "Panneau de configuration > Événements et lieux > Gate Control" ou directement sur : https://fr.Ticketor.com/gate

      L'application et l'application Web de contrôle des portes fonctionnent de la même manière.

    2. Votre navigateur peut demander que "Ce site Web essaie d'enregistrer des données sur votre appareil". Assurez-vous d'autoriser l'enregistrement des données. Il vous permettra de naviguer pour charger cette page même lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet.

    3. Si vous n'êtes pas connecté, il vous sera demandé de vous connecter en tant qu'administrateur, organisateur d'événements ou contrôleur de portail. Si vous vous connectez en tant qu'administrateur ou contrôleur de portail, vous pourrez effectuer le contrôle de portail pour tous les événements à venir, mais si vous vous connectez en tant qu'organisateur, vous ne pourrez accéder qu'à vos propres événements.

    4. Si vous utilisez l'application, utilisez Ticketor.com pour "Adresse du site Web"

    5. Sur la page suivante, sélectionnez l'événement que vous souhaitez préparer pour le contrôle de porte.

    6. Si vous avez accès à Internet (Wi-Fi, 3G, 4G, etc.) à la porte, sélectionnez "En ligne" pour le type de validation (recommandé), sinon sélectionnez "Hors ligne" et en savoir plus sur la validation de la porte hors ligne ci-dessous.

    7. Passez à la page Contrôle des Portes. Sur le site Web, cliquez sur "Télécharger les données" avant de passer à la page de contrôle de la porte.

    8. Scan :

      • Saisissez le code-barres manuellement : appuyez sur la zone de texte Code-barres pour l'activer. À l'aide du clavier de votre appareil, saisissez manuellement un code numérique valide ou invalide et appuyez sur Entrée.

      • Utiliser un lecteur de code-barres externe : appuyez sur la zone de texte Code-barres pour l'activer (la case doit être sélectionnée pour que le lecteur de code-barres puisse numériser correctement). Scannez le code-barres à l'aide du lecteur de code-barres connecté. La valeur doit apparaître dans la case du code-barres et être validée immédiatement. Vous n'avez pas besoin d'appuyer sur la touche Entrée ou de toucher l'écran.

      • Utilisation de l'appareil photo : appuyez sur l'icône/l'onglet de l'appareil photo. Maintenez ensuite le QR code (de préférence) ou le code-barres devant la caméra. Maintenez-le pendant quelques secondes jusqu'à ce que la caméra fasse la mise au point et scanne le code-barres.

      Dès que la lecture du code est terminée, la valeur est envoyée pour validation et vous devriez voir le résultat sous la forme d'une case rouge ou verte représentant le résultat de la validation. Si le ticket n'est pas valide, vous verrez une fenêtre contextuelle que vous devez fermer avant de scanner le ticket suivant, sinon vous pouvez continuer à scanner le ticket suivant sans toucher l'écran.

      Si le ticket est valide, il s'affichera dans une boîte verte et votre appareil émettra un bip de réussite, sinon le résultat s'affichera dans une boîte rouge, la raison de l'échec apparaîtra et votre appareil émettra un bip d'échec.

      Évitez de toucher l'écran pour une numérisation continue. Continuez à numériser sans toucher l'écran, sauf si vous obtenez un ticket invalide.

      Trouvez la meilleure distance entre la caméra ou le lecteur de code-barres et le ticket. Si le ticket est trop proche ou trop éloigné, il se peut qu'il ne soit pas scanné.

Autres fonctionnalités de l'application :

  1. Sortir pour rentrer : Si quelqu'un doit quitter la salle pour revenir, vous pouvez passer en mode "Sortie pour rentrer" et scanner son ticket. Il marquera le ticket comme "non entré" afin qu'ils puissent l'utiliser à nouveau lorsqu'ils reviendront.

  2. Rechercher par nom, e-mail ou numéro de confirmation : Si le client n'a pas ses billets sur lui, vous pouvez rechercher et admettre ses billets par nom, e-mail ou numéro de confirmation. Passez à l'onglet "Nom/email" et entrez quelques lettres du nom ou de l'email de l'acheteur, puis sélectionnez l'acheteur dans la liste de saisie semi-automatique et cliquez sur "Trouver des billets". Ou passez à l'onglet "Numéro de confirmation" et recherchez par leur numéro de confirmation. Si les billets sont retrouvés, vous voudrez peut-être vérifier l'identité de l'acheteur pour vous assurer qu'il s'agit bien de l'acheteur (propriétaire) du billet. Cliquez ensuite sur chaque numéro de ticket pour admettre ce ticket.

  3. Statut : Cliquez sur le bouton de statut pour obtenir le dernier statut des billets vendus et admis.

  4. Informations détaillées sur l'acheteur : Cliquez sur n'importe quelle case de résultat de validation pour voir plus de détails sur le billet, l'acheteur et les informations d'achat.

Dans les coulisses / Résultat principal rapide / Coupure de réseau d'urgence

Dès que vous accédez à la page de validation de la porte, l'appareil communique avec le serveur et obtient la dernière version des codes valides et s'ils ont été saisis ou non. Chaque fois que vous numérisez un nouveau ticket, le serveur envoie la dernière mise à jour à votre appareil. Ainsi, votre appareil conserve à tout moment une copie de la dernière version de la liste d'admission.

Validation rapide : Chaque fois qu'un code est scanné, l'appareil effectue une validation primaire à l'aide de la copie des données dont il dispose localement et affiche instantanément le résultat de la validation primaire. Le résultat de validation principal est affiché en vert clair ou en rouge clair. Ensuite, l'appareil contacte le serveur pour le résultat de validation final et change le résultat de validation en vert ou en rouge. Sur un réseau normal, cela se produit si rapidement que vous ne verrez pas le résultat de la validation principale. Mais si le réseau est lent, vous pouvez vous fier assez précisément au résultat principal.

Panne de réseau d'urgence : Si le réseau tombe en panne et que vous devez continuer à numériser, vous pouvez numériser en utilisant les données disponibles localement sur votre appareil. La liste peut vérifier avec précision la validité du ticket et peut détecter les doublons dans une certaine mesure.

Validation hors ligne :

Si vous n'avez pas accès à Internet fiable à la porte, vous pouvez toujours utiliser le système de contrôle de la porte avec certaines limitations.

Dans l'application de contrôle de porte (préférée) ou le site Web, après avoir sélectionné l'événement, sélectionnez "Hors ligne" comme méthode de validation.

Sélectionnez le "Nombre de portes". Tous les appareils doivent avoir la même valeur.

Sélectionnez ensuite le numéro de porte que chaque appareil scanne. Par exemple, si vous avez 3 portes, un appareil doit être affecté à la porte #1, un appareil à la porte #2 et un à la porte #3. Étiquetez chaque appareil avec le numéro de porte.

Si vous avez plus d'une porte, étant donné que les appareils ne peuvent pas communiquer via le réseau et qu'il n'y a donc pas de liste centrale à utiliser, chaque porte ne doit admettre qu'un sous-ensemble (une plage) de tickets afin que les doublons puissent être identifiés. Pour y parvenir, chaque sous-ensemble de clients DOIT entrer par une porte spécifique. Sur les billets électroniques et sous le code-barres, il y a une valeur commençant par "G". Cette valeur va de "G1" à "G10". Au fur et à mesure que vous sélectionnez le numéro de porte, le système vous indiquera quelles valeurs G sont admises par cette porte/dispositif. Vous devez faire des panneaux qui expliquent quelle porte chaque personne doit utiliser pour entrer en fonction de la valeur « G » sur son billet. Ainsi, la porte 1 ne peut admettre que G1, G2 et G3 et les autres portes admettent le reste.

Cliquez sur le bouton "Télécharger les données" pour télécharger la liste des codes-barres valides sur votre appareil.

Remarques :

  • Assurez-vous de télécharger/actualiser les données une fois toutes les modifications (ajout, mise à jour, suppression) apportées aux tickets. S'il vous arrive d'avoir besoin d'ajouter/supprimer des tickets après avoir téléchargé, vous devez revenir sur cette page et actualiser les données. La vente de billets est OK et vous pouvez continuer la vente après avoir téléchargé la date.
  • Si vous utilisez une méthode hors ligne, ne rechargez pas les données après avoir commencé à scanner les tickets. Les informations d'entrée seront écrasées et les tickets en double ne pourront donc pas être interceptés.
  • Si vous utilisez une méthode hors ligne, les retours et remboursements doivent être désactivés après le téléchargement des données.

Bonne pratique à la porte :

  1. Pour les événements moyens et grands, où vous vous attendez à ce que beaucoup de public se présente en même temps, la vitesse est très importante. Une personne avec des billets défectueux ou oubliés ou des billets qui ne sont pas scannés ou validés, peut tenir la ligne pendant plusieurs minutes. C'est bien si vous pouvez avoir quelqu'un avec une plus grande tablette qui peut gérer les cas particuliers. Si le contrôleur de porte ne peut pas scanner les billets, il peut simplement déplacer la personne vers cette ligne spéciale et maintenir la ligne.

  2. Numérisation d'une seule main : les scanners Bluetooth recommandés sont conçus de manière à se fixer facilement à l'arrière du téléphone. Vous pouvez utiliser un ruban adhésif double tel que Scotch® Reusable Tapes pour les fixer à l'arrière de votre téléphone.

Test avec de vrais tickets :

Vous pouvez acheter des billets sur votre site pour tester la numérisation, puis annuler la facture et retourner les billets. Vous pouvez également tester avec des billets que vos acheteurs ont achetés à partir du rapport "Ventes & factures".

Après avoir scanné les tickets, pour les dé-scanner vous avez 2 options :

1- Basculez l'application du scanner sur « Mode de sortie » et numérisez les mêmes billets en mode de sortie. Il marque le ticket comme non scanné.

2- Modifiez l'événement et depuis l'onglet Détails, cliquez sur le bouton pour 'Réinitialiser le résultat de l'analyse'

Signaler les tickets scannés :

Le rapport Panneau de configuration > Événements et lieux > Billets vendus comporte une colonne "Scanné" qui indique si un billet a été scanné et à quelle heure.